כמות המידע שנוצרת מידי יום הולכת ועולה. ההערכה היא שבשנתיים האחרונות בלבד נוצרה כמות ששווה למידע שנוצר במשך כל שנות ההיסטוריה האנושית. הסיבה החשובה ביותר להחזיק במידע רב היא לאפשר למקבלי החלטות בארגון להגיע להחלטות טובות יותר בשאלות שקשורות לכיוון האסטרטגי אליו הם מצעידים את החברה שלהם. המטרה הזאת תהיה קשה להשגה אם מקבלי ההחלטות מדשדשים לאיטם בתוך שדות המידע האינסופיים.
זו גם אחת הסיבות המרכזיות ש metadata הוא כל כך חשוב. המונח metadata מתייחס בבסיסו לערכת נתונים שמתארת ונותנת אינפורמציה אודות מידע אחר. במילים אחרות, מטה דאטה הוא התיאור הקצר שאתם כותבים או אותם ביטויי מפתח בהם אתם משתמשים על מנת לקבוע מה התוכן של המסמך עוד לפני שאתם פותחים אותו. Metadata הוא שימושי מאוד אם יודעים איך לנצל אותו. השימושיות הזאת הופכת לאתגר ככל שהחברה גדלה במונחים של היקף עסקאות.
באופן חד משמעי: בסופו של יום, המידע שעסקים אוספים הוא בהכרח שימושי באותה מידה של המטא-דאטה עליו לצורכי סיווג המידע. ללא מודל מטא-דאטה הנכון, סביר שיהיה קשה לקבל תובנות חשובות או מידע חשוב, גם בימים הטובים ביותר. מעבר לכך, חסרונו יוצר בעיות נוספות, כמו נתונים שלא ממוינים בצורה טובה, לא מקושרים לנתונים דומים וחשובים אחרים, מערכת שלא נבנתה כדי לתמוך בתהליכי עבודה שבבסיסם עיבוד-נתונים, ועוד.
אם יוצאים מנקודת הנחה זו, נראה שהמטא-דאטה חשוב בדיוק כמו הנתונים עצמם. ההנחה הזו נכונה ממספר סיבות שונות, ושווה לבחון את כולם.
למה מטא-דאטה חשוב
הסיבה הגדולה ביותר לחשיבות המטא-דאטה תמונה בתפקיד הראשי שהוא נועד למלא. אתם ממיינים תובנות חשובות כדי שתוכלו להבין מה התוכן באמת, מעבר לדברים שטחיים כמו שם הקובץ או מיקומו. למען האמת, להתעלם ממטא-דאטה זה כמו להשאיר כסף על השולחן.
תחשבו על המטא-דאטה של קבצי שירים באפליקציות המוזיקה המוכרות Pandora, Spotify או iTunes. בכל אלו, מעבר לשם הקובץ אותו אתם מחפשים יוצג לכם מידע נוסף; אתם תקבלו את שם האמן, את הז’אנר המוזיקלי של השיר, את שם האלבום, את השנה שבו הוא יצא, שירים דומים של אותו אמן או אמנים אחרים, ועוד.
ללא כל המטא-דאטה, תהיה מולכם ערימה של מיליונים של שירים, בלי אף דרך למצוא את אלה שאתם באמת רוצים. אם תנסו לחפש את השיר המעולה ששמעתם ברדיו, אבל זכרתם אותו תחת השם (הלא נכון)
“Teenage Wasteland”, תתקשו מאוד למצוא אותו. אבל אם הייתם זוכרים כל דבר אחר עליו, למשל את העובדה שהשיר הוא של הלהקה “The Who” והוא חלק מהאלבום “Who’s Next”, תוך כמה שניות הייתם מוצאים את השיר הטוב שחיפשתם, “Baba’s O’Riley”, השיר הראשון באלבום ואחד הלהיטים הכי גדולים אי פעם של הלהקה.
מטא-דאטה ועולם העסקים
גם בעסקים שלכם, המטא-דאטה מתפקד באותו האופן בדיוק. כל עוד אתם יודעים אפילו קצת על מה שאתם מחפשים, או איך הדבר קשור למשהו אחר, תמיד תוכלו למצוא אותו. אבל, ללא בנייה יסודית של המטא-דאטה, יהיו מולכם אין-ספור קבצים על כונן קשיח כלשהו, שלא ממש תדעו איך להוציא ממנו ערך. לאחר שהמידע “אותר” בעזרת המטא-דאטה, המאמץ הראשוני תורם למציאה קלה הרבה יותר של המידע בשלבים מאוחרים יותר.
אחת הסיבות הגדולות האחרות לחשיבות המטא-דאטה היא האפשרות לחבר בקלות בין מסמך מסוים לבין מידע חשוב אחר שקשור אליו. השקעה נכונה בפלטפורמת ניהול מידע מדויקת במרכז המאמץ שלכם, בהחלט תוכלו למצוא את כל הדברים הקשורים לפרויקט או לקובץ אחר ואתם צריכים אותו, רק בעזרת המטא-דאטה עצמו – אפילו אם הנתונים מאוחסנים במקומות שונים. נניח שלפרויקט יש עשר קבצים חשובים הקשורים אליו, כולם פרוסים על גבי שרתים חיצוניים ושירותים כמו Salesforce, SharePoint, OneDrive, ועוד. אתם יכולים לזכור מה מאוחסן איפה ולחפש כל דבר כל פעם מחדש. אבל עם מערכת לניהול מסמכים כמו M-Files, אתם יכולים לעשות שימוש במטא-דאטה כדי לקבל גישה ישירה ומיידית לכל מה שתצטרכו.
החשיבות של מטא-דאטה לארגון שלכם
היתרון הגדול ביותר שמטא-דאטה שם על השולחן הוא ההשפעה על הדרך שבה אתם והעובדים שלכם משלימים משימות חשובות על בסיס יומיומי.
אם מטא-דאטה יהיה מסודר ומאורגן דרך מערכת לניהול מידע באופן מקיף בכל הארגון שלכם, תתאפשר הפעלת מאפיינים שונים אחרים – כמו בניית אוטומציה לתהליכי עבודה עסקיים וניהול הרשאות דינמיות ואבטחת מידע. לא רק שתהיו חייבים להשקיע פחות זמן (ופחות כסף) על אבטחת מידע ובדאגה לאבטחת נתונים שלא יפלו לידיים הלא נכונות, גם תוכלו לבצע באופן אוטומטי את הפעולות בתהליך העבודה שחוזרות על עצמן פעם אחר פעם. זה יחסוך כמות אדירה של זמן לעובד הממוצע שלכם, כאשר כל דקה שהוא לא יבזבז על חיפושים אחר קובץ חשוב תהיה דקה שהוא משקיע בפעולות חשובות הנובעות מהתוכן עצמו. בטווח הרחוק זה יביא לתרומה החשובה ביותר: ניצול מקסימלי של פוטנציאל הפרודוקטיביות בכוח העבודה שלכם, על ידי עבודה חכמה בדרך ליעדים.
צרו איתנו קשר עכשיו כדי לבדוק איך תגייסו את המטא-דאטה לטובת שיפור היעילות באופן משמעותי על חשבון המתחרים
