השקעה בהטמעת מערכת ניהול מידע חכם כמו המערכת המתקדמת מבית M-Files , מחזירה את עצמה במהירות בין היתר בזכות יישומים יום יומיים פשוטים שחוסכים הרבה בהוצאות הארגון. דוגמא טובה היא המעבר לחתימה דיגיטלית (המכונה גם חתימה אלקטרונית) על מסמכים, שיחליף את ההרגל המיושן של זימון לחתימה פיזית על דפי נייר.
אישור בחתימה דיגיטלית הוא יעיל יותר מהחתמה על עותק מודפס של המסמך. הסיבה היחידה לכך שהחתמה פיזית על מסמכי נייר היא עדיין שכיחה כל כך בארגונים, קטנים כגדולים, היא כנראה שהרגלים רבי שנים מוחלפים לאט ולעיתים אפילו תוך התנגדויות של צוותי כוח אדם שכבר מורגלים מאוד בדרך הישנה לנהל את מערך החתימות. לכן בארגונים רבים ממשיכים להשתמש בשיטה הקונבנציונאלית להחתמה על מסמכים, זו הדורשת פגישה פנים אל פנים או העברה פיזית של המסמך וקבלתו חזרה כשהוא חתום.
הטמעת מערכת M-Files לניהול חכם של מידע מאפשרת, בין היתר, גם מהלך ייעול מתבקש של מעבר גורף להחתמה דיגיטלית.
נתונים סטטיסטיים על היקף החיסכון
החתמה פיזית על מסמך דורשת הפקת עותק מודפס שלו, השגת החתימה הנחוצה, תיוק פיזי של המסמך החתום או סריקתו לצרכי שמירה בתיקיה במחשב. עוד לפני שנותנים את הדעת על המשמעות הפיננסית של מעבר להחתמה דיגיטלית כדאי לקחת בחשבון יתרונות משמעותיים, כמו למשל צמצום מספר המסמכים המתויקים במקום הלא נכון או נסרקים באופן שגוי. מחקרים מראים שמעבר גורף להחתמה דיגיטלית מונע כ – 90% מהטעויות המתרחשות בעת סריקת מסמכים בארגון וכ – 60% מטעויות תיוק ניירת.
ניצול פלטפורמת ניהול מידע חכם גם לצורך מעבר להחתמה דיגיטלית על מסמכים מאפשר חיסכון בהוצאות הדפסה ואדמיניסטרציה. החיסכון המשמעותי ביותר נובע מקיצור משך הזמן הדרוש לטיפול בהחתמה. בעוד שניתן להשיג חתימה דיגיטלית בתוך כ – 40 דקות בממוצע, תהליך החתמה פיזית על עותק מודפס של מסמך אורך בדרך כלל כמה ימים.
אוטומציה של חלק גדול מהתהליך
מערכת ניהול מידע חכם כמו M-Files מאפשרת העברת מסמך להחתמה, לנמען אחד או כמה, בלחיצת כפתור. ניתן להגדיר מגוון פעולות שיבוצעו אוטומטית, כמו למשל התראה לנמענים על המסמך המחכה לחתימתם, תזכורות למי שאינם מגיבים, תיוק אוטומטי של מסמכים חתומים וניהול רשימת נמענים הכוללת פירוט התקדמות כל נמען בשלבי הליך ההחתמה.
הטמעת מערכת M-Files לניהול מידע חכם מאפשרת מעבר כולל, קל, מהיר וחלק להחתמה דיגיטלית. מדובר ביישום מעשי אחד מבין רבים ומהווה דוגמא טובה לאופן בו שימוש במערכת M-Files מניב חיסכון ניכר בהוצאות.
