כך חברת ערים עברה לניהול חכם, אחיד ויעיל של מסמכים ותהליכים

איך חברה ממשלתית בפריסה ארצית, עם עשרות פרויקטים וגורמים מעורבים, הצליחה להפוך מידע למערכת עבודה מסודרת, מהירה ומבוססת תהליכים? בעזרת ADMS Solutions ו-M-Files.

על חברת ערים

חברת ערים, שנוסדה בשנת 1973, היא חברה ממשלתית מובילה לפיתוח ותכנון קרקעות ותשתיות להקמת שכונות והרחבות מגורים ברחבי ישראל. החברה פועלת כזרוע ביצועית של המדינה בהובלת משרד הבינוי והשיכון ומובילה פרויקטים רחבי היקף משלב הייזום והתכנון ועד לביצוע תשתיות ופיתוח סביבתי מלא.

היקף הפעילות, ריבוי הפרויקטים והמעורבות של עובדים, יועצים, קבלני משנה וספקים חיצוניים הפכו את ניהול המידע והמסמכים לאתגר משמעותי עבור הארגון.

האתגר: הרבה מידע, צורך בשליטה

ניהול מידע בשיטות מסורתיות

לפני הפרויקט התמודדה חברת ערים עם ארכיון מסמכים סרוק ושיטות תיוק מסורתיות. ככל שהיקף הפעילות גדל, עלה הצורך במערכת שתאפשר שליטה טובה יותר במידע, גישה מהירה למסמכים וייעול תהליכי העבודה בארגון.

מטרות הפרויקט

הארגון הגדיר שלושה יעדים מרכזיים:

• ניהול מסמכים חכם ללא תיקיות
• אינטגרציה מלאה ל-SAP
• ייעול תהליכים באמצעות חתימה דיגיטלית

הפתרון: מערכת שעובדת כמו שהארגון עובד

ADMS Solutions הובילה הטמעה מדויקת של M-Files תוך התאמה מלאה לצורכי הארגון.

מה אפשרה המערכת

• ניהול מסמכים לפי הקשר עסקי ולא רק לפי מיקום
• שיוך אוטומטי לפרויקטים, סטטוסים ותהליכים
• עבודה טבעית ללא שינוי הרגלי העבודה
• הטמעה הדרגתית ופשוטה עבור המשתמשים

התוצאות: שינוי מורגש בשטח

היתרונות לאחר ההטמעה

זמן קצר לאחר ההטמעה כבר ניתן היה לראות את התוצאות:

• חיסכון משמעותי בזמן חיפוש מסמכים
• עבודה אחידה עם תבניות ומסמכי אב
• ניהול תהליכים חוצי ארגון במקום אחד
• שיפור שיתוף הפעולה עם גורמים חיצוניים

כיום עשרות עובדים מנהלים את עבודתם השוטפת באמצעות המערכת, תוך גישה מהירה למידע ועדכונים בזמן אמת.

שביעות רצון הלקוח

מה אומר הלקוח

“M-Files יצרה לנו סדר, שליטה ושפה משותפת. היום כל מסמך נמצא במקום אחד, בגרסה אחת נכונה, ומחובר ישירות לתהליך העסקי.”

אפרים אשרוב, מערכות מידע

השורה התחתונה

הפרויקט בחברת ערים מוכיח שניהול מידע נכון הוא הרבה מעבר לתפעול שוטף. כאשר המידע הארגוני מנוהל בצורה חכמה, הוא הופך למנוע של יעילות, שיתוף פעולה וצמיחה.

בעזרת ADMS Solutions ו-M-Files הצליחה חברת ערים ליצור סביבת עבודה אחידה, מסודרת ומתקדמת, שבה המידע הארגוני הופך לנכס אסטרטגי אמיתי.