זהירות! כשלי נגישות במידע שנשמר במספר מסדי נתונים

מידע מסוגים שונים נשמר בארגון בכל מיני דרכים. בדרך כלל יש בכל ארגון לא מעט מסדי נתונים שבהם מאוחסנים קבצים, לפי ההתאמה שלהם לנושאים שונים בפעילות הארגונית.
אחד האתגרים בניהול מידע בארגון הוא לאפשר לגורמים רלוונטיים למצוא בקלות את המידע שהם מחפשים, ולא פעם קורה שעובדים מחפשים את אותו הקובץ מסיבות שונות בכל פעם. במקרים כאלה לפעמים תיוג הקבצים ידנית, באופן נקודתי, יכול ליצור בעיה עבור עובדים שמחפשים קבצים מסיבות מגוונות.
מערכת איכותית לניהול מידע חכם, כמו M-Files, מאפשרת גישה קלה לנתונים תוך שהיא יוצרת את הגשר הנחוץ בין מאגרי המידע השונים של הארגון.

המערכת מאתרת עבורנו את המידע

גם אם מלוא המידע מצוי ברשותנו בלי מערכת ניהול ידע חכם – גישה קלה אליו אינה מובטחת כלל. בארגונים רבים כמות משמעותית של שעות עבודה מושקעת באיתור מסמכים שברור וידוע שהם קיימים במערכת אבל אין דרך לדעת בוודאות באיזה מאגר מידע או היכן הם נשמרו. מערכת ניהול מידע חכם היא הפתרון לאתגר הגישה הנוחה (והמאובטחת!) למידע מבוזר. מערכת M-Files מחברת בין מאגרי מידע, השימוש במערכת הוא אינטואיטיבי, אין צורך לדעת איפה לחפש – אלא רק להזין שאילתא כללית בנוגע למידע שאנחנו רוצים למצוא.

מסדי הנתונים ממשיכים לעמוד לרשותנו כבעבר

חשוב להבין שמערכת M-Files לניהול מידע חכם לא באה להחליף מסדי נתונים קיימים של הארגון. אמנם, המערכת מספקת דרכים ליצירת מאגרי מידע חדשים, שמנוהלים באופן יעיל במיוחד – אולם היא גם מהווה חוליה מקשרת בין כל מסדי הנתונים שכבר נמצאים בשימוש.
בהטמעת המערכת, היא מקושרת לכלל המידע הקיים בארגון, על המאגרים השונים בהם הוא נשמר. מרגע שהמערכת הופכת פעילה אפשר להשתמש בה כדי לאתר במהירות, להשתמש ולעדכן קבצים ללא תלות בשיטות הישנות ששימשו לאחסונם. בין אם מדובר במסדי נתונים המצויים במחשבי הארגון עצמו או במאגרי מידע המאוחסנים בענן, מערכת ניהול מידע חכם חולשת על כולם ומאפשרת שימוש יעיל בהם.

ייעול תהליכי שליפה, שימוש ושמירת מידע

בארגונים רבים מבזבזים עובדים זמן רב, ומכאן גם כספים, על חיפוש מסמכים ללא ניהול מידע חכם. לאחר מציאת הנתונים הדרושים ועם תום השימוש בהם קשה לעיתים לקבוע איך לסגור את המעגל ולשמור את הקבצים בגרסתם העדכנית.השקעה בהטמעת מערכת ניהול מידע חכם דוגמת M-Files מחזירה עצמה בתוך זמן קצר בזכות הייעול המשמעותי של תהליכי איתור מידע, גישה אליו ואחסון מחדש של קבצים מעודכנים.