הטמעת מערכת חכמה לניהול מידע, כמו המערכת מבית M-Files, היא צעד גדול קדימה, אימוץ דפוסי שימוש נכונים במערכת החדשה יבטיחו שתוכלו למקסם את היעילות שלה, לטובת הפעילות הארגונית. אספנו עבורכם חמישה שינויים קטנים וקלים ליישום, שיביאו הרבה תועלת.
#1 – הפכו את שדרוג התוכנות לאתגר מעניין
שימוש במערכת M-Files לניהול מידע הוא פשוט ואינטואיטיבי, אבל בארגונים רבים תוכנות חדשות אינן מתקבלות בצהלות שמחה, בעיקר משום שההיכרות והשליטה בהן דורשות זמן ומאמץ.
כדאי לנצל את המעבר למערכת חכמה לניהול מידע ולבצע אותו כך שיהפוך לחוויה נעימה, שתסייע גם בשדרוג תוכנות אחרות בעתיד. וודאו שהעובדים מקבלים הדרכה מתאימה במועד הנכון, אפשרו תקופת ניסיון במהלכה תופעל המערכת החדשה במקביל לשיטות העבודה הקודמות והקפידו שיהיה תמיד אל מי לפנות בשאלות ולקבלת סיוע.
#2 – זו הזדמנות לשפר תקשורת ושיתוף פעולה
תקשורת טובה ושיתוף פעולה הדוק בין גורמים שונים בארגון הם הכרחיים מסיבות רבות, ביניהן גם כדי להבטיח ניצול אופטימלי של מערכת חכמה לניהול ידע. השקיעו בפעילות שוברת שגרה שתעמיק את ההיכרות בין עמיתים לעבודה, נכונות לעזור ותחושת שייכות לקבוצה. כל אלה יתרמו ליצירת מאגרי נתונים מקיפים ושימושיים באמצעות ניהול מידע חכם.
#3 – הסמיכו רק מנהל אחד לקבל החלטות בהפעלת המערכת
מרגע שיסתיים שלב ההיכרות עם מערכת ניהול המידע החדשה שלכם, זו תהיה טעות לצפות שהשימוש בה יהיה שוטף, הרמוני, ונטול תקלות. לכן, אנחנו ממליצים להסמיך מנהל אדמיניסטרטיבי אחד,שיהיה הכתובת הבלעדית בעבודה מול המערכת כשמתעוררים חילוקי דעות, מתגלים קשיים או כשעולה צורך בקבלת החלטות.
#4 – שימוש בגרסאות של קבצים ומסמכים
כאשר מספר גורמים עובדים ביחד (ולפעמים גם בו זמנית) על מסמך או קובץ, חשוב לסגל שיטת עבודה שתמנע אבדן של מידע. שימוש מסודר בגרסאות היא דרך טובה לעשות זאת. מומלץ להיעזר בגרסאות לאורך תהליך העבודה בדרך לקובץ הסופי.
#5 – הענקת גישה למי שבאמת זקוקים לה
אחד היתרונות החשובים של מערכת חכמה לניהול מידע, כמו זו מבית M-Files, הוא האפשרות לקבוע למי תהיה גישה לסוגים שונים של מסמכים ומידע. חשוב להעניק גישה רק למי שבאמת זקוקים למידע הרלוונטי, כך ניתן לשמור על יעילות ולמנוע טעויות כמו עריכת שינויים על ידי מי שאינם מוסמכים לכך, מחיקת נתונים ועוד.
