כל ארגון מייצר במהלך הפעילות שלו מגוון נרחב של מסמכים: מסמכי סיכום של פגישות ודיונים, חוזים והסכמים מול לקוחות, ספקים ושותפים לפעילות, מדריכי תפעול או מדריכים למשתמש, ועוד ועוד.
המסמכים הללו מכילים נתונים שהפעילות הארגונים יכולה להסתמך עליהם – אבל, איתור של מידע כזה מתוך מסמכים הוא לא עניין פשוט, כשמסמכי הארגון אינם מנוהלים באמצעות מערכות אוטומציה מבוססות AI, המאפשרות איתור של מסמכים, כולל מסמכי PDF, בקלות ובמהירות.
סריקה מהירה, לכידה והזנה אוטומטית של נתונים, גישה מידית מכל מכשיר ומכל מקום, רמה מקסימלית של אבטחת מידע, כל אלה הם רק חלק מן היתרונות שבהטמעת מערך ניהול מסמכים מתקדם.
קושי למצוא מסמכים פירושו משאבים היורדים לטמיון: לא רק זמן יקר של העובדים בארגון, אלא גם לעיתים שימוש שאינו אופטימאלי במידע שכבר יש ברשותכם, בשל חוסר היכולת לנהל כמויות אדירות של מידע ומסמכים בצורה יעילה. בעייה של הרשאות גישה, עבודה על גירסאות שונות לאותו מסמך על ידי עובדים שונים, ועוד בעיות אופייניות מקשות על הפעילות הארגונית – ואת כולן ניתן לפתור על ידי הטמעת מערכות חכמות לניהול מסמכים וידע.
בהשקעה לא גדולה ניתן כיום להשיג יתרון תחרותי משמעותי בזכות ייעול ניהול המסמכים בארגון – וזה בדיוק מה ש – ADMS מציעה ללקוחותיה: פתרון ניהול מסמכים וידע שתפור בהתאמה אישית ואינו מצריך שינויים דרמאטיים בהרגלי העבודה, כשהמערכות מתממשקות לכל פלטפורמה לניהול מסמכים שהארגון כבר עובד עימה.
חיבור בין מסדי נתונים שונים
מערכת ePortal מתממשקת למערכות ניהול המסמכים הקיימות בארגון כך שאין צורך להשקיע בריכוז המידע ויצירת מסד נתונים אחד. המערכת מאפשרת גישה מהירה לכל מסמך גם עבור מי שעובדים מרחוק והכול תוך שמירה על רמת אבטחת מידע מקסימלית. ניתן להעניק גישה גם לגורמים חוץ ארגוניים. יתרונות נוספים הם שיתוף מהיר עם חברי צוות, לקוחות וספקים, שליחה אוטומטית של מסמכים ותזכורות ועוד.
מערכת M-Files יוצרת שכבת מטא נתונים חכמה (IML- Intelligent Metadata Layer) שפירושה איתור מידי של כל מידע רלוונטי, בגרסה העדכנית ביותר שלו, מכל מכשיר ומכל מקום. גישה למידע אפשרית רק לבעלי הרשאה מתאימה.
לכידה והזנת נתונים אוטומטית
מערכת Chronoscan מאפשרת סריקה מהירה של מסמכים והזנה אוטומטית של נתונים הנלכדים מהם באמצעות טכנולוגיית זיהוי תווים אופטי. ניתן לייצא נתונים ממסמכים סרוקים וקבצי PDF למערכות ה – CRM וה – ERP.
חתימה אלקטרונית על טפסים ואיסוף מסמכים מבוצעים באמצעות מערכת Lightico. המערכת מאפשרת עיצוב מהיר ופשוט של מסע הלקוח והשלמתו בקלות וביעילות. המערכת מבטיחה חווית לקוח אופטימלית, תקשורת מוצפנת, הוספה קלה של מסמכים תומכים, אוטומציה של תהליכים, קיצור זמן הטיפול ורמה מקסימלית של אבטחת מידע.
מערכת שתואמת בדיוק את צרכי הארגון
ADMS היא החברה המובילה בישראל בתחום ניהול מסמכים, מידע ותהליכי עבודה.
צוות המומחים של ADMS יודע לאפיין את צרכיו הייחודיים של כל ארגון ולנצל את הפתרונות המתקדמים ביותר כדי ליצור מערכת ניהול מסמכים המספקת מענה מושלם עבורם.
ניהול מסמכים חכם מייעל תהליכי עבודה, מונע טעויות, חוסך משאבים, משפר חווית לקוח, מחזק קשרים עם גורמים חוץ ארגוניים ויוצר יתרון תחרותי.
אתם מוזמנים לתאם עמנו הדגמה ללא עלות או התחייבות של מערכת ניהול המסמכים המושלמת עבורכם.
