גם אסונות אדירים כדוגמת צ’רנוביל לא נבעו מדוקיומנטציה לקויה. המשבר גרם לנזק רב בשל חוסר יכולתם של אנשים לעקוב אחר ההוראות והתהליכים המפורטים כמתוכנן. עד כמה שחשוב לתעד תהליכים, גם בהינתן תרשימי זרימה או הוראות פעולה, עסקים לא יכולים להתנהל בצורה יעילה או להתמודד עם משברים בלתי צפויים אם אף אחד לא עוקב אחרי הנהלים הללו.
לכן, ניהול עסקים תקין הוא יותר מאשר תכנון ותיעוד תהליכים עסקיים. הוא כולל גם אכיפה, מדידה, ושיפור תהליכים אלו. שימו לב לכמה סטטיסטיקות על ניהול תהליכים עסקיים כדי ללמוד למה זה חשוב, עד כמה עסקים מצליחים ליישמם, והכי חשוב, אלו כלים דרושים עבור ניהול תהליכים עסקיים יעיל באופן יחסית פשוט ומעשי.
כיצד ניהול תהליכים עסקיים מגן על עסקים
כדי להדגים כשלים בתהליכים עסקיים בצורה פשוטה ומוכרת, תוכלו לייחס תהליך שנכשל לתאונה שנגרמה על ידי התעלמות מתמרור עצור. נהגים מורשים אמורים לדעת מה התהליך הבטוח לחציית צומת. הם גם יודעים כי הם עלולים לשאת בתוצאות קשות כמו לקבל דו”ח כבד או לספוג הוצאות כבדות כתוצאה מנזק לרכבם במידה ויפרו את הכללים. ועדיין, תהליכים אנושיים מועדים לפורענות, ומקרים כאלו קורים לעתים קרובות, לעתים אף יום-יום – ובכל מקום. בינתיים, זה לא ממש משנה מי גרם להתנגשות; כל הנוגעים בדבר מפסידים זמן וכסף, ואולי אף סובלים מפציעות.
בעתיד, אולי טכנולוגיה חדשה תמצא את הדרך לעצור רכבים בצומת עד שהדרך פנויה, כמו רכבים אוטונומיים.
אך בעוד שעסקים אינם יכולים לנווט את עצמם, לעסקים יש את ההזדמנות לבחון ולאכוף את התהליכים העסקיים שלהם באופן יוצא מן הכלל ואוטומטי בהינתן המערכות והכלים הנכונים.
סטטיסטיקות על ניהול תהליכים עסקיים מתוך סקר שנעשה על ידי BPTrends מציג תמונה עגומה על מצב עיצוב תהליכים עסקיים כיום:
96% מהעסקים מדווחים כי יש להם תהליכים עסקיים מוגדרים בכתב במידת מה, שזו כמובן, התחלה טובה.
רק 11% מהעסקים מעידים כי מעולם לא תיעדו תהליכים עסקיים, אבל רק 23% מעידים כי הם עושים זאת כדרך קבע.
רק 2% מהעסקים שנשאלו העידו כי הם תמיד מתעדים תהליכים עסקיים.
במקרים מסוימים, רק 1% ציינו כי הם תמיד מתעדים תהליכים סטנדרטיים, דהיינו, מסוג הדברים שעושים לעתים קרובות. אחוז מעט גבוה יותר, אך עדיין בעל ספרה אחת בלבד, של החברות תמיד מתעדות שיפור תהליכים, האופן בו הם משתמשים במידע, מנהלים הדרכות ואף גם תהליכים נרחבים יותר. בכל אופן, מטרת הסקר להראות כי עסקים אינם מתעדים תהליכים בעקביות, שלא לדבר על לנטר ולאכוף אותם. תוכלו רק לדמיין כמה נהגים עוד יחלפו על פני תמרור עצור במידה וחשבו שהתמרור האדום הינו בגדר המלצה בלבד.
למה עסקים משקיעים במודל ניהול תהליכים עסקיים
חברת Red Hat תמכה בחסות עבור סקר שעוסק בסיבות לכך שחברות בוחרות להשקיע בשיפור התהליכים שלהן. הם הדגישו את הממצאים העיקריים שלהלן:
רצון לשפר את שביעות רצון הלקוחות: 42%
רצון לשפר את היעילות והגמישות: 65%
חברות בעלות פרויקטים בתהליכים משתנים: 37%
מרבית המשיבים לסקר ציינו כי החברה בה הם עובדים מתמקדת בשיפורים תהליכיים ולא בלא בשינויים רוחביים או שינויים בתרבות החברה. בנוסף, הקושי העיקרי בהם נתקלו הוא למכור את רעיון התיעוד, ניטור ושיפור תהליכים למנהלים הבכירים. חלק ציינו כי הם מאמינים שההנהלה הבכירה לא הצליחה להבין, כיוון שמחלקות רבות הציגו את הפרוייקטים שלהם ולכן היה קשה לתפוס את תשומת ליבם. הרעיון הזה מציף נקודה חשובה – הייעול שמיע כתוצאה ממודל ניהול תהליכים עסקיים יכול לייצר יותר הצלחה על ידי ניהול מלמעלה-למטה (Top-down) כחלק ממאמץ רוחבי בחברה.
איך M-Files הופך את מודל ניהול תהליכים עסקיים לחלק בלתי נפרד מתהליכי העבודה בחברה
מערכת M-Files היא פלטפורמה חכמה לניהול מידע שגם מארגנת, מתחזקת ומנטרת עבורכם קבצים, וגם מאפשרת אוטומציה לתהליכים ומעקב אחר תהליכי עבודה, וכך לטייב את איכותו של כל שלב בתהליך. לא תצטרכו להסתבך עם קבצים שנעלמים בתיקיית הספאם במייל של האדם הבא בתפקיד. במקום זה, אותו נמען יקבל התראה שעליו לתת את תשומת הלב למסמך, על גבי פלטפורמה ידידותית עליה אותו נמען יוכל לבצע את הפעולה הנדרשת. פיצ’רים מהסוג הזה, כמו התראות לאישור אוטומטי, כבר קיימות במערכת.
לאחר שעובד מסיים את עבודתו, התהליך ממשיך לבא בתור. בינתיים, מידע חשוב ותהליכים עסקיים יהיו מוגנים על ידי אבטחה מהימנה ומוסמכת, ניטור גרסאות, אפשרויות שיחזור, ומערכת אוטומטית. תוכלו גם לחבר את M-Files למערכות ותוכנות אחרות כמו ה-CRM שלכם, כדי שהמעבר יהיה חלק. M-Files הופכת את מקום העבודה לפשוט ונטול ניירת, ומאפשר לעובדים גישה מקוונת כדי שיוכלו לעבוד מכל מקום.
צרו איתנו קשר עכשיו כדי להבין איך מודל ניהול תהליכים עסקיים יזניק את החברה שלכם
