בכל ארגון, בקרב עובדים המשתמשים בנתונים ומידע המופק מניתוח שלהם, שעות עבודה רבות מושקעות באיתור מידע ונתונים נחוצים לפעילות העסקית, מתוך מסמכים וקבצים דיגיטליים ולפעמים, עדיין, גם ניירת.
מחקרים מראים שבממוצע נחוצות בין 5 ל – 12 שעות עבודה בשבוע, לכל עובד המעבד מידע, לצרכי איסוף נתונים. עובדה זו היא הזדמנות פז עבור מנהלים היכולים כיום, באמצעות הטמעת מערכת חכמה לניהול מידע, להשיג ייעול משמעותי של תהליכים וחיסכון עצום במשאבים ובזמן.
כדאי לדעת שקיימות מערכות חכמות לניהול מידע, דוגמת M-Files, שתוכננו במיוחד כדי לספק פתרון לחברות וארגונים המעוניינים לבצע מהלך של ריכוז מסדי נתונים ויצירת גישה קלה, פשוטה ומבוקרת אליהם. עוד חשוב להבין שהטכנולוגיות המתקדמות שבבסיס מערכות כאלה מאפשרות את ביצוע המהלך במהירות, ביעילות ומבלי לפגוע בשגרת העבודה של העובדים בארגון.
כמה שעות עבודה מושקעות באיתור ואיסוף מידע?
הצורך להשקיע זמן באיסוף מידע הפך חלק כה אינטגרלי מיום העבודה של מי שזקוקים לנתונים ותיעוד עד שבארגונים רבים איש אינו נותן דעתו על היקף המשאבים המוקצים לכך. כדי להבין כמהשעות עבודהמבוזבזות ואת גודל ההזדמנות להתייעלות וחיסכון הנה לפניכם ריכוז של תוצאות מחקרים שנערכו בנושא זה.
כבר בשנת 2001 חברת IDC (מובילה בתחום ייעוץ לצרכי התייעלות לתאגידים בינלאומיים) פרסמה דו”ח לפיו עובדים העוסקים בניהול, יצירת או עריכת מסמכים משקיעים כשעתיים ביום לאיתור המידע הנחוץ להם. בשנת 2003 IDC פרסמה מאמר שכותרתו “שיטות מתקדמות לאיסוף מידע מתקדם בארגונים” ובו מפורט כי בסקר שנערך לצרכי כתיבת המאמר כ-70% מן העובדים שהשתתפו בו ציינו שהם משקיעים לפחות 5 שעות בשבוע באיתור המסמכים הנחוצים להם. כ-16% העידו שנחוצות להם 12 שעות שבועיות לאיתור ואיסוף מידע. בשנת 2011 מצאה IDC שהממוצע עלה לכ-9 שעות שבועיות.
בשנת 2012 חברת McKinsey (מובילה בתחום טכנולוגיות מידע ותקשורת) מצאה כי עובדיה משקיעים בממוצע כמעט שעתיים בכל יום באיתור ואיסוף מידע. בשנת 2013 פרסמה חברת Gartner (ענקית מחקר וייעוץ לעסקים) שבארגונים רבים ישנם עובדים המשקיעים כחצי מזמנם באיתור ואיסוף מידע כאשר משך הזמן הנחוץ למציאת מסמך או קובץ עומד על 18 דקות בממוצע.
מערכת חכמה לניהול מידע – הזדמנות לייעול משמעותי
לאור הנתונים שהוצגו ברור שבאמצעות הפיכת תהליכי איסוף מידע ליעילים יותר ניתן ליצור חיסכון משמעותי בשעות עבודה. בעולמנו הדיגיטלי אין סיבה שעובדים יאלצו לבזבז זמן על איתור ואיסוף נתונים, מסמכים וקבצים. M-Files היא דוגמא למערכת חכמה לניהול מידע המאפשרת איתור מידע בכל מסד נתונים של הארגון באמצעות שאילתה במנוע חיפוש. התועלת היא רחבה יותר מאשר חיסכון בשעות עבודה בלבד. רווח נוסף עבור הארגון נובע מכך שמן העובדים נחסך הצורך להשקיע שעות במטלות שגרתיות ומשמימות. צמצום החלק חסר המעוף משגרת היום יוצר תנאים המעודדים עובדים לבצע טוב יותר את תפקידם, להתפתח ולתרום.
הבנת היקף שעות העבודה המושקעות באיתור ואיסוף מידע הוא הצעד הראשון אולם מנהלים רבים המודעים למצב עדיין נמנעים מלבצע מהלך לתיקונו. הססנות זו נובעת מתפיסה לפיה שינויים באופן בו מנוהלים מאגרי מידע עלול ליצור טלטלה שיידרשו משאבים רבים להתמודד עמה. החדשות הטובות הן שהצורך בפתרון המאפשר מעבר חלק לטכנולוגיה חדשה לא נעלם מעיני בתי התוכנה המפתחים מערכות מתקדמות לניהול מידע. מערכת M-Files למשל ניתנת להטמעה בארגון מבלי שהעובדים נדרשים להסתגל או לרכוש מיומנויות חדשות. ניתן להמשיך ולהתנהל כרגיל כאשר השינוי היחיד הוא חיסכון מבורך בשעות עבודה והפחתת עיסוק חסר מעוף משגרת יומם של העובדים.
