אחת הטעויות הנפוצות של מנהלי חברות בתקופה הנוכחית היא הססנות, בפרט בכל הקשור למעבר משימוש בתוכנות ישנות ומוכרות לאפליקציות חדשות שיכולות לספק שירותים מקיפים ויעילים יותר. הנימוק האופייני לעיכוב השקעה בפתרונות תוכנה מתקדמים הוא – “למה להקצות משאבים לחידוש תוכנות כל זמן שהכלים הקיימים, המשמשים את הארגון כבר שנים, עדיין טובים מספיק?”.
חשוב להבין שגם אם תוכנה מיושנת עדיין שימושית בהחלט ייתכן שהיא גורמת לבזבוז משאבים בהיקף שיצדיק השקעה בהטמעת פתרון מתקדם במקומה.
כדאי לדעת שכיום ניתן להיעזר בפלטפורמות ניהול ידע ומידע ההופכות מהלכי ייעול בתחום המחשוב וה-IT לפשוטים הרבה יותר מכפי שרבים מאתנו נוטים לחשוב.
חסרונות מרכזיים של תוכנות מיושנות
ככל שתוכנה משמשת זמן רב יותר בארגון כך היא נתפסת כחיונית וקשה יותר להחלפה. תוכנה כזו אולי נטועה היטב, מוכרת לכל מי שזקוק לה ומאפשרת לתהליכים להתנהל ללא תקלותאבל במקביל היא גם הולכת והופכת מיושנת יותר ויותר ביחס לחלופות. מנהלים המשכילים להתמודד עם האתגרים הכרוכים בחידוש פתרונות תוכנה מעניקים לחברה יתרון עלפני מתחרים, תורמים להתייעלות, צמצום הוצאות, שיפור השירות והגדלת רווחים.ישנם שני חסרונות מרכזיים הכרוכים בהמשך שימוש בתוכנות מיושנות, הראשון קשור לאבטחת מידע ואילו השני הוא העלות הנסתרת של יעילות לוקה בחסר.
לעיתים נראה כאילו תוכנה מיושנת עשויה להמשיך לשרת את הארגון היטב כל עוד מגיעים עבורה עדכוני דחף (בית התוכנה מודיע על צורך בעדכון ולאחר שהמשתמש בתוכנה מאשר הוא מבוצע אוטומטית). חשוב להבין שעדכונים כאלה אינם בהכרח הוספה של פונקציות חדשות או שיפור ממשק המשתמש. לעיתים קרובות עדכונים לתוכנות מיושנות הם מחויבי המציאות לנוכח כשלים העלולים לאפשר פריצה למאגרי מידע יקרי ערך. חשוב להבין שיש גבול ליכולת לתחזק תוכנה ישנה כך שתספק רמה משביעת רצון של אבטחת מידע. מרגע שגבול זה נחצה תוכנה מיושנתהיא בבחינת פרצה הקוראת לגנב.
בשנת 2018 פורסמו תוצאות מחקר שערכה חברת IDC Government Insights(מובילה בתחום ייעוץ לצרכי ייעול למוסדות ממשלתיים) המראה כי במהלך חמש שנים ההוצאה העודפת הנובעת משימוש בתוכנות מיושנות גדלה ב-13%. עוד נמצא כי מרגע שתוכנה כבר אינה נתמכת על ידי בית התוכנה שייצר אותה ארגון הממשיך להשתמש בה נידרש להוצאות נכבדות, כולל איוש משרות, או תשלום למומחים במיקור חוץ, רק כדי להתאים את התוכנה למציאות המשתנה. עלויות נסתרות נוספות נובעות מקישוריות לקויה בין תוכנות ישנות לאפליקציות IT מתקדמות.
התמודדות עם אתגרי חידוש תוכנות
מנהלים המבינים את הצורך להשאיר מאחור תוכנות מיושנות חוששים מן הטלטלות שמהלכים כאלה עשויים לגרום להן. כדאי לדעת שכיום יש היצע של פלטפורמות חכמות לניהול מידע, דוגמת M-Files למשל, המאפשרות לרכז אל מקום אחד את כל בסיסי הנתונים הקיימים בארגון ולאפשר גישה מבוקרת אליהם. בחירה בפלטפורמה מוצלחת מעין זו מקלה מאוד על ביטול התלות בתוכנה מיושנת והפסקת בזבוז המשאבים הכרוך בהמשך השימוש בה.
מרגע שהמידע כולו נשמר בפלטפורמת ניהול מידע חכמה ניתן לאפשר לעובדים להמשיך להשתמש בנתונים הדרושים להם ממש באותו אופן לו הם רגילים. העובדים אינם צריכים לרכוש מיומנות בהפעלת תוכנה חדשה והמעבר כולו הופך כמעט שקוף מבחינתם. ריכוז מסדי נתונים בפלטפורמה אחת מאפשר הצלבת מידע והפקת תובנות המסייעות בקבלת החלטות ניהוליות אופרטיביות.
היתרונות של מעבר לשימוש בפלטפורמת ניהול מידע מתקדמת פרושים אל מעבר לתפקוד הפנים ארגוני. פלטפורמות כאלה מאפשרות אינטגרציה עם מסדי נתונים של ספקים ולקוחות, קיצור זמני תגובה לצרכים משתנים, שיפור השירות, התייעלות וחיסכון בהוצאות.
