ניהול ידע חכם: הכרחי עבור מנהלי משאבי אנוש בעידן עבודה מרחוק

מגפת הקורונה הציבה אתגרים חדשים בתחומים רבים, מנהלי משאבי אנוש מצאו את עצמם מתמודדים עם משימות שהפכו מורכבות יותר, עם המעבר לעבודה מרחוק.
מערכות לניהול מידע חכם כמו M-Files הם כלי רב ערך המאפשר ביצוע יעיל של תהליכים שונים הקשורים לניהול עובדים כמו גם לגיוס והשמת כוח אדם חדש בארגון.

ניהול הידע יאפשר לכם גישה נוחה למסמכים

מערכת M-Files מאפשרת לקבוע בקלות כללים לגישה מרחוק עבור מגוון מסמכים שמנהלי משאבי אנוש צריכים לחלוק עם עובדים.
אחד היתרונות הבולטים של ניהול מידע חכם הוא האפשרות לשלוט בקלות על הגישה לקבצים. מנהלי משאבי אנוש יכולים לערוך שינויים לפי הצורך, ולוודא שמידע מסוג מסוים מגיע רק אל קבוצת עובדים מסוימת.
בין אם מדובר בחוזה העסקה שיש להעביר לידי מספר מצומצם של עובדים או עדכון נהלי עבודה של מחלקה שלמה, באמצעות מערכת ניהול מידע חכם ניתן לא רק להעניק גישה לקבצים רלוונטיים אלא גם להתריע אוטומטית על קיומם, לוודא שנפתחו ונצפו ועוד.

החתמה מרחוק ואוטומציה של התראות ורישומים

קרבה פיזית מאפשרת זימון עובדים והחתמתם על מסמכים, כמו למשל כאלה הקשורים לזכויותיהם וחובותיהם בארגון.
מגפת הקורונה חייבה מעבר לעבודה מרחוק, ובמקרה כזה, מערכת חכמה לניהול ידע מוכיחה את עצמה ככלי יעיל לאיסוף חתימות אישיות של עובדים.
הזנה חד פעמית של הגדרות מאפשרת למנהלי משאבי אנוש להעביר בלחיצת כפתור מסמך רלוונטי לציבור העובדים שיש להחתים. התראה אוטומטית נשלחת לכל עובד וניתנת להם אפשרות לקרוא ואפילו לחתום דיגיטלית. רשימת העובדים שכבר חתמו מתעדכנת באופן שוטף והתראות נוספות נשלחות לפי הצורך.
חופשות והיעדרות בשל מחלה
בעוד אי הגעה פיזית למקום העבודה יכולה הייתה לשמש אינדיקציה לניצול ימי חופשה או להיעדרות בשל מחלה, עבודה מרחוק מחייבת מנגנונים חלופיים שיבטיחו ביקורת ושליטה בתחומים חשובים אלה של זכויות עובדים. מערכת M-Files מאפשרת מעקב אחר שעות עבודה המבוצעות בפועל, איסוף אוטומטי של פירוט מעובדים שהחסירו ימי עבודה, יצירת התראות על פי הצורך ועוד.
טיפוח הון אנושי הוא הכרחי עבור עסקים בכל תחום, מערכת חכמה לניהול מידע היא כלי חשוב עבור מנהלי משאבי אנוש, במיוחד בעת שעובדים רבים אינם מגיעים פיזית למקום העבודה.