האופן בו מנוהל המידע בארגון משפיע מאוד על יעילות התהליכים בו. מערכות ניהול מידע חכם, כמו המערכות מבית M-Files, יכולות לתרום לחיסכון והגדלת הרווחיות.
לקראת שנת 2023 כדאי שתכירו חידושים שיעזרו לכם ליצור יתרון תחרותי בניהול מסמכים וידע של הארגון שלכם. מערכות חכמות כאלה יחסכו זמן, ייעלו תהליכים של שירות לקוחות וניהול נתונים, ויאפשרו לכם להשיג יתרון תחרותי על פני המתחרים שלכם שלוקחים את הזמן עם התחדשות דיגיטלית וטכנולוגית. תוכלו לטפל במסמכים בצורה יעילה, נגישה ומאובטחת יותר, ליידע, לתזכר ואפילו להחתים עובדים, ספקים ולקוחות על מסמכים, לקבל החלטות מבוססות מידע, לחלוק בצורה מבוקרת מידע עם גורמים מחוץ לארגון ועוד המון. כל המידע שחשוב להכיר – לפניכם.
היררכיית מידע בהתאם למידת הרלוונטיות שלו
בשנת 2022 ארגונים שישתמשו במערכות ניהול מידע חכם מובילות יוכלו לעשות שימוש במידע שברשותם כשפרמטרים שונים שלו נלקחים בחשבון באופן אוטומטי. כך למשל ככל שמידע מתיישן מערכת ניהול המידע תדרג אותו נמוך יותר בהיררכיית המידע הרלוונטי. חשוב לציין שמערכות מתקדמות לניהול מידע יודעות להתחשב במאפיינים שונים גם של מידע אשר קיים זה מכבר במאגרי מידע שונים של הארגון. מערכת M-Files למשל מותירה על כנם את מאגרי המידע הקיימים אך מאפשרת פעילות רוחבית בכולם בו זמנית.
שמירה על הלקוח בלופ
גישה נוחה למידע היא חלק בלתי נפרד משירות לקוחות מושלם. לקראת שנת 2023 חשוב לדעת שמערכת מתקדמת לניהול מידע חכם מאפשרות להעניק במהירות ובקלות גישה למידע לכל גורם הזקוק לו ובמיוחד ללקוחות וכל זאת ללא וויתור על האפשרות לשמור על מידור בעת הצורך.
מערכת ניהול מידע מתקדמת, דוגמת M-Files, מאפשרת הענקת גישה ללקוחות וגורמים אחרים שיש עניין להעניק להם גישה כזו ובה בעת מבטיחה מניעת גישה או ביצוע שינויים במסמכים ונתונים על ידי מי שאין סיבה לאפשר זאת להם.
מערכות AI לשימוש אינטואיטיבי במידע
מערכות מתקדמות לניהול מידע חכם בארגונים בשנת 2022 תאפשרנה לכל המשתמשים בהם, בתוך הארגון ומחוצה לו, לעשת שימוש חופשי בשפה בעת שהם אוספים ומשתמשים במידע מתוך מאגרי המידע של הארגון. מערכת M-Files ניחנה בתכונות בינה מלאכותית בזכותן המערכת יודעת לזהות כל פריט מידע רלוונטי גם אם הטרמינולוגיה בה נעשה שימוש השתנתה.
מערכת M-Files לניהול מידע חכם מעניקה לארגונים יתרונות חשובים, ביניהם אלה שצוינו לעיל ואחרים כגון אוטומציה של תהליכי זרימת עבודה, כלים חדשים בתחום ניהול משאבי אנוש, פעולות רבות בשיטת “שגר ושכח”, הפסקת שימוש בתוכנות מיושנות ועוד.
