ממשל נתונים הוא מסגרת ארגונית שמגדירה כיצד נתונים נאספים, מתועדים, נשמרים, משותפים ומשמשים לקבלת החלטות. היא כוללת קביעת בעלי תפקידים, כללי איכות, מדיניות גישה, הגדרות אחידות למונחים עסקיים ותהליכי בקרה. לדוגמה, ממשל נתונים יכול להבהיר מי אחראי לעדכון פרטי לקוחות, מה נחשב לרשומה תקינה ומי רשאי לצפות במידע רגיש. מטרתו אינה רק טכנולוגית: הוא מחבר בין צורכי העסק, הציות למדיניות פנימית והעבודה היומיומית של צוותים שונים. מסגרת טובה, בשילוב מערכת ניהול מידע, מסייעת לצמצם כפילויות, טעויות וחוסר עקביות במידע.

נתונים הם פריטי עובדה גולמיים, כגון תאריך, מספר הזמנה, כתובת או סכום. מידע נוצר כאשר הנתונים מאורגנים ומקבלים הקשר שמאפשר להבין אותם, למשל דוח המציג את היקף ההזמנות לפי חודש. ידע הוא היכולת לפרש את המידע ולפעול על פיו, כגון זיהוי מגמה והחלטה לשנות תהליך שירות. ההבחנה חשובה לניהול מידע בארגון משום שכל שכבה דורשת טיפול שונה: נתונים צריכים איסוף ואימות, מידע צריך הקשר והצגה, וידע צריך שיתוף, תיעוד ולמידה ארגונית. כך, באמצעות פתרון לניהול מידע, ניתן להפוך נתונים לפעולות מבוססות יותר.

מטא-דאטה הוא "מידע על מידע": תיאור שמסביר מהו פריט המידע, מה מקורו, מתי נוצר או עודכן, מי אחראי עליו, באיזה פורמט הוא נשמר ומה משמעות השדות שבו. לדוגמה, עבור טבלת לקוחות, מטא-דאטה יכול להגדיר את משמעות העמודה "לקוח פעיל", את מקור הנתונים ואת תדירות העדכון. במערכת ניהול ידע, מטא-דאטה איכותי מקל על עובדים למצוא מידע, להבין אם הוא מתאים לשימוש ולמנוע פרשנויות סותרות. הוא גם תומך בתיעוד של זרימת מידע בין מערכות, בבקרת איכות ובניהול הרשאות. ללא תיאור ברור, נתונים עלולים להיות קיימים אך קשים לאיתור או לשימוש אמין.

ניהול מחזור החיים של מידע עוסק בטיפול במידע מהיווצרותו ועד למחיקתו, ארכובו או שימורו. התהליך כולל בדרך כלל איסוף, סיווג, שימוש, עדכון, אחסון, גיבוי, שיתוף, שמירה לטווח ארוך וסילוק מבוקר. לכל שלב ניתן להגדיר כללים המתאימים לסוג המידע ולצורך העסקי, למשל מי רשאי לשנות מסמך, כמה זמן הוא נדרש לפעילות שוטפת והיכן יישמר לאחר מכן. ניהול כזה מסייע למנוע הצטברות של מידע מיותר, לשמור על גרסאות רלוונטיות ולהפחית סיכון מחשיפה או אובדן של מידע. חשוב לתאם את הכללים בין הגורמים העסקיים, המשפטיים, התפעוליים והטכנולוגיים בארגון. כללים אלה תומכים גם בעבודה עקבית עם מערכת ניהול ידע בארגון.

איכות נתונים מתארת את מידת ההתאמה של הנתונים לשימוש המיועד להם. מאפיינים נפוצים כוללים דיוק, שלמות, עקביות, עדכניות, ייחודיות ותקינות מבנית. למשל, כתובת חסרה, מספר טלפון בפורמט שגוי או שתי רשומות לאותו לקוח עלולים לפגוע בתהליכים ובדוחות. ניהול איכות נתונים מתחיל בהגדרת כללים ברורים: אילו שדות חובה, אילו ערכים מותרים, כיצד מזהים כפילויות ומי מטפל בחריגות. לאחר מכן בודקים את הנתונים באופן שוטף, מתקנים בעיות במקור ככל האפשר ומתעדים את הסיבה להן. איכות נתונים היא תהליך מתמשך, ולא ניקוי חד-פעמי של מאגר מידע. נתונים אמינים חיוניים גם למערכות ניהול ידע.