M-Files – דרך חכמה יותר לעבוד עם מידע

הכוח הטרנספורמטיבי של M-Files בארגונים המודרניים

בזמן שברוב החברות מבזבזים זמן עבודה יקר על חיפוש מידע בתיקיות, החברות שבחרו ב M-Files כבר מייצרות יתרון תחרותי משמעותי. המידע הפך אצלן מנטל שצריך להתנהל עם המגבלות שלו, לנכס שתורם לצמיחה של החברה.
ארגונים ברחבי העולם מחפשים באופן תמידי אפשרויות לשדרג את היעילות, לפשט את ניהול תהליכי העבודה ולשפר את ניהול המידע. ADMS גאה להוביל עם הפתרון שבשנים האחרונות זוכה לתגובות נלהבות בארגונים מרשימים ברחבי העולם.

מנטל לנכס – M-Files – שדרוג ניהול המידע

ניהול מידע יעיל הוא הלב של הצלחת הארגון. M-Files היא פלטפורמת ניהול מידע מקיפה שמשנה את הדרך בה ארגונים מטפלים בנתונים, מסמכים ותוכן. על ידי שימוש בארכיטקטורת מטא-דאטה, M-Files מאפשרת לארגונים לסווג, לחפש ולגשת למידע שלהם בקלות. בשיטה שמייתרת את השימוש בתיקיות וגורמת לכך שהמידע מחפש את העובד המתאים, בדיוק בתזמון הנכון.

דוגמה מרשימה לארגון ששיפר את ניהול המידע שלו בעזרת M-Files היא Major League Soccer (MLS). MLS החליטה ליישם את M-Files כדי למרכז ולשפר את תהליכי הניהול שלה. עם M-Files, כעת הם יכולים בקלות לארגן ולמצוא חוזים, רשומות שחקנים ומסמכים אחרים, מה שמקנה להם אפשרות לקבל החלטות מהירות יותר ולשפר את היעילות הכוללת.

שיפור יכולת לשתף פעולה ועבודה מרחוק

משבר ה-COVID-19 הדגיש את הצורך בכלים לשיתוף פעולה ועבודה מרחוק. M-Files מהווה פלטפורמה לשיתוף פעולה שנגישה מכל מקום ובכל זמן. הפתרון המבוסס על ענן המאובטח שלו מבטיח שצוותים יכולים לשתף פעולה בקלות, גם כאשר הם פזורים בגאוגרפיה.
דוגמה מרשימה לארגון שמנצל את יכולות השיתוף של M-Files היא Elopak, ספקת פתרונות אריזה גלובלית. Elopak החליטה לאמץ את M-Files כדי לשפר את שיתוף הפעולה בין הצוותים הבינלאומיים. על ידי שמירה על אפשרות גישה מרחוק ועריכה בזמן אמת, M-Files הוא מוריד למינימום את זמני ההגעה למסמכים חשובים, מה שמביא לקיצור זמני התגובה למסמכים, לשיפור התגובה לשאלות של לקוחות ולשיפור כללי של ביצועים החברה.

אוטומציה של תהליכים וניהול ידע

האוטומציה היא מנוע מרכזי של יעילות בארגונים המודרניים. M-Files מציעה אפשרויות עצומות של אוטומציה שמאפשרות לארגונים אוטומציה של משימות חוזרות ושיפור תהליכיהם. זה לא רק מפחית טעויות אנושיות אלא גם משחרר זמן יקר לעובדים למשימות אסטרטגיות יותר.

דוגמה מרשימה לגורם גלובלי שניהל את עבודתו באמצעות אפשרויות האוטומציה של M-Files היא סימנס. סימנס, קונגלומרט רב-לאומי, החליטה ליישם את M-Files כדי ליישם אוטומציה בניהול הידע בתהליכי האישור של מסמכים ובכך לשפר את ההתאמה לתקנים. באמצעות הפחתת מרווח הטעות האנושי, M-Files השפיעה בצורה משמעותית על הדיוק של המסמכים, על הציות לתקני ההתאמה ועל היעילות הכללית של סימנס.

שיפור אבטחה והתאמה לתקנים

בעידן שבו איומי הסייבר והפריצות למידע מתרבים, בטיחות והתאמה לתקנים חיוניים. M-Files מתייחסת לביטחון המידע ברצינות על ידי  הצפנה מתקדמת, בקרות גישה ועקרונות בקרה על גישה. זה מבטיח שארגונים יכולים להגן על מידע רגיש ולציית לתקנים תוך שמירה על ניהול תהליכי עבודה תקין ושוטף.

דוגמה מרשימה לסקטור חשוב שמבצע את התפקיד הזה עם M-Files היא התחום הרפואי. ארגונים כמו בית החולים Ohio Health Riverside Methodist בחרו לאמץ את M-Files לניהול רשומות החולים שלהם, וכך מבטיחים את שמירת אמינות המידע, שמירה על הפרטיות והיתרונות שנותרים בתוקף בתחום הרפואי כמו ה- HIPAA.

שיפור חוויית הלקוח

חוויות לקוח יוצאות מן הכלל הן המנוע של ארגונים מוצלחים. M-Files יכולה לשחק תפקיד מכריע בסיפוק שירות לקוחות מעולה, על ידי מתן גישה מהירה ומדויקת למידע ולהיסטוריה של הלקוח. זה מעניק לעובדים את היכולת להגיב במהירות לשאלות הלקוחות ולפתור בעיות ביעילות.

דוגמה מצוינת לארגון המעדיף את חוויית הלקוח באמצעות M-Files היא Epic Games, המפתחת של המשחק הווידאו הפופולרי ברחבי העולם, Fortnite. Epic Games משתמשת ב-M-Files כדי לנהל בקשות תמיכה של לקוחות ולשמור על בסיס ידע רחב. זה הביא לזמני תגובה מהירים יותר, שיפור בפתרון בעיות וגידול בשביעות רצון הלקוחות.

אופטימיזציה של קבלת החלטות 

קבלת החלטות מבוססת נתונים היא חיונית בנוף התחרותי של היום. M-Files כוללת כלים אנליטיים חזקים שמאפשרים לארגונים להשיג תובנות יקרות ערך מהנתונים שלהם. על ידי ניתוח מגמות ודפוסים, ארגונים יכולים לקבל החלטות מושכלות המניעות צמיחה ויעילות.

דוגמה טובה לארגון המנצל את כוח האנליטיקס דרך M-Files היא ענקית הייצור העולמית, Sandvik. Sandvik משתמשת ב-M-Files כדי לנתח נתונים הקשורים לתהליכי ייצור, שרשרת אספקה, ותחזוקת ציוד. הגישה המבוססת נתונים אפשרה ל-Sandvik לאופטימיזציה של פעולות, הפחתת זמני השבתה וקבלת החלטות אסטרטגיות המחזקות את התחרותיות בשוק.

נהלו את הידע ואת תהליכי העבודה עכשיו באמצעות M-Files ו ADMS

M-Files היא כוח טרנספורמטיבי בארגונים מודרניים, משנה את האופן שבו הם מנהלים מידע, שיתופי פעולה, אוטומציה של תהליכים, שיפור ביטחון וציות לתקנים, שיפור חוויית הלקוח, וקבלת החלטות מבוססות נתונים. ארגונים גלובליים מרשימים, כגון Major League Soccer, Elopak, Siemens, בית החולים OhioHealth Riverside Methodist, Epic Games, ו-Sandvik, כבר חוו את ההשפעה העמוקה של M-Files על פעולותיהם. ככל שהנוף הדיגיטלי ממשיך להתפתח, M-Files זוכת הפרסים, ניצבת ככלי חזק לארגונים השואפים להישאר מעל העקום ולנהוג בהצלחה בעולם תחרותי יותר ויותר.

שיפור חוויית הלקוח

חוויית הלקוח המעולה היא החיים והנשמה של ארגונים מצליחים. M-Files יכול לשחק תפקיד יציב במסירת שירות לקוחות יוצאי דופן, בספק לצוותים גישה מהירה ומדויקת למידע ולהיסטוריית הלקוח. הזאת מעניקה לעובדים יכולת להגיב מהר לשאלות של הלקוח ולפתור ביעילות בעיות.

דוגמה מרשימה לארגון שהציב את חוויית הלקוח בראש סדר העדיפויות עם M-Files היא Epic Games, יוצרת המשחק הווידאו הפופולרי בעולם, Fortnite. Epic Games משתמשת ב-M-Files לניהול בקשות לשירות לקוחות ולשמר על מערך מידע מקיף. זה הביא לזמני תגובה מהירים יותר, לשיפור בטיפול בבעיות ולרמות גבוהות יותר של שביעות רצ

מה זה בעצם M-Files?

M-Files היא מערכת מתקדמת לניהול מידע המספקת תוכן מחובר ואוטומציה חכמה. M-Flies מגדילה את הפרודוקטיביות של כל העובדים הזקוקים למידע ומבטיחה חוויה דיגיטלית חלקה. M-Files מחזקת את שיתופי הפעולה בין העובדים, מאפשרת המשכיות עסקית ומפחיתה סיכונים עסקיים כתוצאה מזליגה או גניבת נתונים. M-Files מבטיחה שהתוכן הנכון יגיע לאדם הנכון בדיוק בזמן, באופן מידי וללא מאמץ.

חיבורים חכמים בכל רחבי בית העסק

בין אם מדובר בחוזה בתיקייה, מסמך פרויקט בתיבת דואר נכנס, פרטי לקוחות ב-CRM או כל מסמך שצריך לשתף עם הלקוחות, מערכת  M-Files מחברת את המידע הארגוני ומספקת באופן אוטומטי את התוכן שזקוקים לו, בדיוק במקום ובזמן בהם הוא נחוץ, אין זה משנה באילו נתונים מדובר, כיצד הם נשמרו והיכן.

המערכת לא רק מספקת כל מידע בכל זמן אלא אפילו מגיעה עם מערכת חכמה של התראות וניהול תהליכים באמצעות מידע ומסמכים – לקוחות, ספקים, עובדים וצוותים יכולים לקבל תזכורות, התראות וקישורים מהמערכת לפי מערכת זמנים מוגדרת והרשאות שימוש.

כל המידע שצריך במקום אחד

M-Files מחברת תוכן כמו מסמכים, מיילים, פרטי לקוחות, מספרי הזמנות, מידע על הפרויקט, גם אם מדובר במידע שכבר הועבר לארכיונים או נמצא במערכות ניהול שונות. בין אם צריך את כל החוזים שיפוגו בחודש הבא, את כל המסמכים לפרויקט נתון, את כל ההתכתבויות עם לקוח מסוים, שאילתה אחת פשוטה במקום אחד וניתן לקבל את התמונה המלאה על הנושא שעל הפרק.

עותק אחד ללא כפילויות

עם M-Files אין עוד סכנה שעבודה תבוצע עם מסמך שאינו בגרסה העדכנית ביותר. המערכת תציג עותק אחד, ללא אי וודאות וללא כפילויות. M-Files מוודא שמסמכים עוברים דרך זרימת העבודה התקינה שלהם, שמנהלים אותם לפי מדיניות השמירה המתאימה ושהם נגישים רק לבעלי ההרשאה המתאימה.

M-Files מאפשרת לחלוק מידע בקלות עם שותפים עסקיים, לקוחות, ספקים ועוד, הכול בצורה מאובטחת כך שהידע הנחוץ יגיע אל מי שזקוק לו. במקום לשלוח מסמכים הלוך וחזור במייל ניתן לעבוד עם קישור נוח.

מדובר במערכת שפועלת במאות ארגונים גדולים בעולם וכבר זכתה במספר פרסים בינלאומיים. ADMS היא המשווקת הרשמית של המערכת בישראל.

M-Files היא מערכת מתקדמת לניהול מידע המספקת תוכן מחובר ואוטומציה חכמה. M-Files מגדילה את הפרודוקטיביות של העובדים הזקוקים למידע ומבטיחה חווית משתמש דיגיטלית חלקה. המערכת מחזקת שיתופי פעולה בין עובדים, מאפשרת המשכיות עסקית ומפחיתה סיכונים כתוצאה מזליגה או גניבת מידע.

**טיוב תהליכים עסקיים בעזרת אוטומציה**

M-Files מבטיחה שהתוכן הנכון יגיע למשתמש המתאים בזמן הנכון, באופן מיידי וללא מאמץ. המערכת מספקת כל מידע בכל עת וכוללת מערכת אוטומטית של התראות וניהול תהליכים עסקיים (BPM) באמצעות נתונים ומסמכים.

**חיבור חכם של נתונים ממקורות שונים**

M-Files מאחדת תוכן ממסמכים, דוא"ל, נתוני לקוחות, מספרי הזמנות ועוד – גם כאשר המידע נמצא בארכיונים או במערכות ניהול אחרות. ניתן לבצע חיפוש אחד ולקבל תמונה שלמה על כל הנושא.

**שליטה מלאה בתהליכי ניהול המידע**

M-Files מוודאת שמסמכים עוברים בזרימת העבודה הנכונה שלהם, מנוהלים לפי מדיניות שמירה הולמת ונגישים רק לבעלי הרשאות מתאימות. המערכת מאפשרת שיתוף מידע מאובטח עם שותפים עסקיים ולקוחות.

M-Files פועלת במאות ארגונים מובילים בעולם וזכתה בפרסים בינלאומיים. ADMS משווקת אותה בישראל ומספקת תמיכה מקצועית.