אתגרים מרכזיים של תהליך ייעול ניהול הידע והמסמכים:
– חיבור תוכן בנקודת גישה אחת
– זמן אישור חשבוניות צומצם מימים לדקות
– אינטגרציה חלקה עם מערכת ERP
מה בוצע:
– דיגיטליזציה
– עיבוד חשבוניות
– ניהול תהליכים
– ניהול גרסאות
– אוטומציה של תהליכי עבודה
תעשייה: ייצור
מדינה: קרואטיה
על החברה
Aluflexpack Novi היא חלק מ-Aluflexpack AG, אחת היצרניות המשולבות ביותר של פתרונות אריזה גמישים ופתרונות מחסום פרימיום מעגליים. החברה פועלת ב-16 אתרים ב-9 מדינות ברחבי אירופה, אפריקה, אסיה וארה"ב, עם כמעט 1,600 עובדים מיומנים, והיא ממירה אלומיניום, נייר וסרטי פלסטיק למוצרים סופיים איכותיים: סרטים ורדידים, מכסים, מיכלים ושקיות.
האתגרים המרכזיים של M-Files
Aluflexpack בנתה רשת של אתרי ייצור מחוברים היטב וכן משרדים מנהליים ומכירות עם צמיחה שנתית יציבה. החברה השתמשה בשיטות מסורתיות לשיתוף ידע וניהול מסמכים ברשת העובדים שלה, שהסתמכו בעיקר על תקשורת בדוא"ל, תיקיות משותפות וגישה ידנית להפצת מסמכים, שיכלה להיות לא יעילה וזוללת זמן.
כל מסמך היה צריך להיות מצולם ונשלח ידנית לאדם האחראי. ואם אותו אדם היה צריך לתקשר עם מחלקות בערים או מדינות שונות, התהליכים נעשו איטיים עוד יותר. גישה לא יעילה זו גם הציבה אתגרים לאחזור מסמכים ואבטחה בין-מחלקתית. עבור אנשים ממחלקות שונות, ארכוב מסמכים הפך למשימה זוללת זמן.
עם הצמיחה של Aluflexpack והתרחבותה לשווקים חדשים, גדל הצורך במרכז מרכזי ובמקור אמת אחד. החברה ראתה צורך חיוני לרכז מסמכים וליצור נקודת גישה מאוחדת וללא נייר לכל המידע.
הפתרון של M-Files
מאחר ש-Aluflexpack לא השתמשה במערכת ניהול מסמכים לפני M-Files, היישום בוצע בהדרגה. לאחר ניתוח ראשוני של נהלי התפעול, Aluflexpack החלה ביישום במחלקת החשבונאות לניהול חשבוניות נכנסות.
הבחירה ב-Unitfly כשותף ליישום הבטיחה יישום מוצלח. ככל שמספר המשתמשים ממחלקות שונות גדל, תהליך החשבוניות התפתח בפונקציונליות, משתמשים חדשים וחריגים לכללים. במהלך תקופה זו, צוות Unitfly ערך סבבי משוב מתמשכים עם עובדי Aluflexpack כדי להבטיח שהפתרון של החברה יתאים לצרכים שלהם.
אינטגרציה עם מערכות אחרות בהן החברה משתמשת היוותה אחד החלקים החשובים ביותר ביישום. Aluflexpack משתמשת ב-Navision, מערכת ERP, שהיה צריך לשלב עם M-Files כדי לסנכרן חשבוניות ושינויים שנעשו בכל מערכת. Unitfly השיגה את האינטגרציה באמצעות אחד המוצרים שלה, Extension Kit for M-Files.
התוצאות
יישום הפתרון של M-Files ו-Unitfly הוכח כמשנה משחק עבור Aluflexpack. M-Files הוכחה כמכרעת באוטומציה של תהליכים עסקיים, הגדלת הפרודוקטיביות ושיפור שיתוף הפעולה בכל רחבי החברה. הפרודוקטיביות זינקה – לא עוד זמן מבוזבז בחיפוש אחר אנשים ממשרד למשרד לחתימה ואישור מסמכים. פרודוקטיביות מוגברת נמצאת במרחק של מספר קליקים ב-M-Files.
מתהליכים עתירי נייר למשרד ללא נייר
"תהליך אישור חשבונית היה ארוך וחזרתי – תחילה כשהחשבונית הגיעה, עובד היה צריך להדפיס אותה, למצוא את האדם לחתום עליה, לסרוק אותה, להדפיס אותה שוב, ולמצוא את האדם לאשר," אמר פטריק. M-Files פישטה את התהליך לזרימת עבודה אוטומטית אחת. "לא עוד הדפסה מתמדת, קבורת המשרדים בטונות של ניירות. זה לא היה ידידותי לסביבה; זה היה יקר ומכביד," הוסיף פטריק.
ADMS: השותף האסטרטגי שלכם ביישום M-Files בישראל
כאן בישראל, ADMS, כנציגה הבלעדית של M-Files, מספקת את אותם פתרונות מתקדמים לחברות ישראליות. עם ניסיון עשיר של למעלה מ-15 שנה בתחום ניהול המסמכים והמידע, ADMS מבינה את האתגרים הייחודיים של השוק הישראלי ומציעה פתרונות מותאמים אישית לכל ארגון.
בדומה לסיפור ההצלחה של Aluflexpack, ADMS יכולה לעזור לארגונכם:
- לייעל תהליכי עבודה ולצמצם זמני אישור מימים לדקות
- ליצור אינטגרציה חלקה עם מערכות ERP קיימות
- להפוך את המשרד שלכם לסביבה ללא נייר, חסכונית וידידותית לסביבה
- להגביר את הפרודוקטיביות ולשפר את שיתוף הפעולה בין מחלקות
"M-Files הפכה לכלי קריטי בעסק שלנו, מספקת לנו לא רק ניהול מסמכים ותהליכים יעיל, אלא גם בסיס לצמיחה והתפתחות נוספת," אמר פטריק קוקיץ', ראש תמיכת התוכנה ב-Aluflexpack. ADMS מביאה את אותה רמה של חדשנות וייעול לשוק הישראלי, מסייעת לחברות להתמודד עם האתגרים של הסביבה העסקית התחרותית של ימינו.
צרו קשר עם ADMS עוד היום כדי לגלות כיצד M-Files יכולה לשנות את האופן שבו הארגון שלכם מנהל מסמכים ותהליכים, ולהצעיד אתכם לעבר עתיד דיגיטלי יעיל ומצליח יותר.
