ניהול אפקטיבי של תהליכי זרימת עבודה (WorkFlow) מאפשרים לכם חיסכון יקר במה שמכונה “זמן התארגנות” (Setup Time) כשהפרויקט עובר מצוות לצוות במהלך עקומת ההתפתחות שלו בארגון. כשהארגון שלכם מייצר תהליכי זרימת עבודה קבועים ויעילים, אתם מגלים לא רק שחסכתם המון זמן על אותן נקודות המעבר של הפרוייקט מיד ליד – אלא גם, שאיכות הפעילות השתפרה, כך שהמוצר או השירות שלכם יוצא בסופו של יום איכותי יותר.
חשוב שתדעו, כי אוטומציה של תהליכי זרימת עבודה מאפשרת לנהל את התהליכים במסגרת שתהיה מוכרת לכל העובדים, יעילה, עם ריכוז של כל הנתונים ושליפה מהירה של כל פריט מידע נדרש בתהליכי העבודה, מה שיעזור לכם להשיג זרימה רציפה של הפעילות בכל פרוייקט.
הקווים המנחים של אוטומציה בתהליכי זרימת עבודה
הפירוק וההרכבה מחדש של תהליכי זרימת העבודה שלכם אולי נראה כמו מלאכה מתישה כשאתם מתחילים לטפל בנושא – אולם יצירת הרגלים חדשים ואוטומציה בזרימת העבודה תהיה, ללא ספק, בחירה שתשפר מדדים רבים בפעילות הארגונית. למשל, אם הפרוייקט שלכם עובר מצוות לצוות, כאשר תהליך המסירה של הפרוייקט יוצר “צוואר בקבוק” של התלמדות, העברת נתונים והכשרת צוותים – ייתכן שוכלו לצמצם באופן משמעותי את זמן ההתארגנות ב”החלפת המשמרות” הזו, על ידי אוטומציה של חלקים נכבדים בתהליך המסירה של הפרוייקט בין צוותים.
עוד נקודה שחשוב לתת עליה את הדעת היא ריכוז של כלל המסמכים הנדרשים בכל פרוייקט במסגרת מבנה אחיד ומוכר ובתצורה של מסמכים שניתן לבצע בהם חיפוש מהיר ומרוכז. מסמך נהלים שקובע מבנה אחיד לחומרים המפורסמים באותן תיקיות ארגוניות עבור כל פרוייקט, יאפשר לצוותים שמתחילים את העבודה על פרוייקט ניהול הידע לדעת איפה הם צריכים לחפש מידע שחסר להם, ולחפש את הנתונים באופן עצמאי במקום לעבור התלמדות בין אישית (הגוזלת זמן רב ועולה הרבה לארגון).
