ניהול מידע חכם יכול לחסוך שעות עבודה רבות ולאפשר ייעול וחיסכון. מערכת ניהול מידע מתקדמת, כמו M-Files, מאפשרת להתמודד בהצלחה עם מגוון אתגרים אופייניים לניהול מידע. בין היתר מערכת כזו תבטיח יכולת לאסוף במהירות מסמכים ופריטי מידע רלוונטיים, לחלוק בקלות מידע עם גורמים שונים בתוך הארגון ומחוצה לו, להבטיח מפני שינוי מידע על ידי גורמים בלתי מוסמכים ועוד.
עבודה מסודרת בסביבה מאתגרת
אחד האתגרים הגדולים בתחום ניהול מידע בארגונים כיום נובע מהעובדה שבמשך שנים מידע נצבר בארגון בדרכים שונות ובמספר מאגרים נפרדים (כגון אלה של מערכות ERP, CRM, BI ועוד). מערכת מוצלחת לניהול חכם של מידע יודעת לייצר אינטגרציה של כל המידע בארגון, כך שבשאילתת חיפוש אחת תוכלו לקבל את כל המסמכים ופרטי המידע הרלוונטיים – מכל מאגרי המידע גם יחד.
לאחר שאיתרתם את המידע או הקובץ שחיפשתם, תאפשר לכם מערכת M-Files לחלוק אותו עם כל גורם או נמען, בלחיצת כפתור פשוטה ותוך מעקב אוטומטי שוטף אחר שלבים בהתנהלות כמו אישור הנמען על קבלת המידע, שליחה של תזכורת למי שטרם העניקו למידע שלכם את תשומת הלב הראויה, ביצוע אוטומטי של שאילתות לקבלת משוב מנמענים, ועוד.
לטובת אבטחת מידע: קל ליצור הרשאות גישה מדורגות כך שלא יבוצע שינוי למידע על ידי מי שאינם מוסמכים לכך.
מידע מתוך תכתובות בדואר אלקטרוני
מידע רב מצוי לא פעם בגוף התכתובת בדוא”ל ולא רק בקבצים המצורפים לה, המתויקים ונשמרים במאגרי המידע בארגון. אם אין לכם מערכת לניהול מידע חכם קשה מאוד להתחקות אחר המידע שהתקבל או נמסר בגוף המייל.
מערכת M-Files חולשת גם על תכתובת הפנים והחוץ של הארגון ומסוגלת לשלוף הודעות דוא”ל רלוונטיות יחד עם קבצים ומסמכים ממאגרי המידע.
מעבר פשוט וחלק לשיטות עבודה משופרות
עובדים וותיקים רגילים לשיטות עבודה מסוימות ולעיתים קרובות קשה לבצע מהלכי ייעול. מערכת M-Files מאפשרת להמשיך להשתמש בתוכנות הקיימות תוך שהיא מציעה נתיבים חדשים, נוחים ויעילים לטיפול בניהול ידע. העובדים מצידם אינם נדרשים לזנוח בבת אחת שימוש בפלטפורמה ישנה ומוכרת, הם מקבלים הזדמנות ליהנות מהיתרונות מרחיקי הלכת של שימוש במערכת M-Files תוך שכל השיטות המוכרות להם ממשיכות להיות זמינות.
