בפוסטים קודמים, חקרנו היבטים שונים של ניהול ידע וכיצד ארגונים יכולים לנצל טכנולוגיה כדי ללכוד ולרתום ידע ארגוני. מגמה מתעוררת שאנחנו נלהבים ממנה היא אוטומציה של מסמכים ויזואלית – מהפכה בדרך בה עסקים יוצרים ומנהלים ידע, תבניות, טפסים ומסמכים אחרים.
ריכוז תבניות לעקביות ושליטה בניהול הידע
כפי שהשותפים שלנו ב-M-Files מסבירים, לגישות המסורתיות לניהול תבניות מסמכים יש חסרונות משמעותיים. הסתמכות על תבניות קבצים פשוטות ביישומי Office מגבילה את שיתוף הפעולה בעיצוב תבניות. מעקב אחר גרסאות ותיקונים של תבניות הופך לסיוט תיעודי בקבצים מבוזרים המאוחסנים במכשירים אישיים.
פתרונות אוטומציה של מסמכים ויזואליים כמו פלטפורמת ניהול ידע מסמכים המונעת מנתונים של M-Files מספקים יכולות מתקדמות לריכוז תבניות מסמכים עם בקרות אוטומטיות. כפי שדנו בפוסט שלנו על מיטוב שיטות לניהול ידע, קיומו של מאגר מידע מרכזי מאורגן ומנוהל עבור מסמכים, קבצים, תבניות ותוכן אחר הוא הבסיס להצלחה. M-Files מאפשר לחברות לאחסן תבניות מאושרות במאגר נתונים מובנה, תוך שימוש בתגי נתונים ותכונות עקביות.
שיתוף פעולה חלק עם גישה מבוקרת
בעזרת כלים לעריכה ויזואלית, מומחים מורשים יכולים לפתח במהירות תבניות תוך ניצול רכיבים, משפטים, בקרות תוכן, סקריפטים ותהליכי עבודה לשימוש חוזר. השינויים עוברים אישורים והודעות כדי לשמור על תאימות ועקביות. צוותים שונים יכולים לשתף פעולה בפרויקטים של תבניות בפלטפורמה, לצרף דיונים והערות. מאגר הנתונים המרכזי מבטיח את המקור האחד של האמת, תוך שהוא עדיין מאפשר גמישות לשמור על גרסאות.
בקרות גישה גם משפרות את השליטה על תבניות. כפי שצוין בפוסט שלנו על אבטחת מערכת ניהול הידע , הקצאת הרשאות למשתמשים וקבוצות מבטיחה שרק עובדים זכאים ינצלו תבניות מסוימות. תהליכי עבודה יכולים להגדיר שתוקף של תבניות יפוג לאחר תאריכי סקירה מוגדרים אלא אם כן הן מאושרות מחדש באופן יזום. הודעות אוטומטיות מתריעות למנהלים המוקצים כאשר יש צורך לחדש או לעדכן תבניות. יכולות כאלה של ניהול ידע ותהליכי עבודה מפחיתות סיכונים ומעניקות לארגונים פיקוח שלא כמו תיקיות רשת בסיסיות או ספריות SharePoint.
אוטומציה והתאמה אישית של תוכן ליעילות
כאשר מגיע הזמן למשתמשי הקצה לנצל תבניות מסמכים לעבודתם היומיומית, M-Files מאפשר גם חיפוש, אוטומציה והתאמה אישית מונחים עצמית. ערכים מסומנים בנתונים, זיהוי תווים אופטי ובינה מלאכותית מאפשרים כולם סינון מהיר לתבניות מאושרות מראש. הפוסט שלנו על חיפוש ניהול ידע דן בצורך בחיפוש ארגוני אינטואיטיבי – עובדים יכולים לאתר במהירות את חוזה המכירה העדכני או תבנית תגובת הצעת מחיר מבלי לצוד דרך כוננים קשיחים.
תבניות יכולות להיות מראש עם נתונים שנשלפים באופן דינמי ממערכות אחרות כמו CRM
תבניות יכולות להיות מראש עם נתונים שנשלפים באופן דינמי ממערכות אחרות כמו CRM, ERP או כלי ניהול פרויקטים. סקריפטים אוטומטים את ההתאמה האישית, מותאם אישית מסמכים לכל לקוח או מצב על ידי מיזוג שדות, פסקאות, תמונות ועוד על סמך הרלוונטיות. תהליכי עבודה מנתבים תבניות דרך אישורים דיגיטליים או משתלבות עם פתרון ניהול הדפסה שלך. כל הפעילות נבדקת לביקורות והעריכות ננעלות לביטחון.
מהפכה בתיעוד הידע בעידן הדיגיטלי
כפי שניתן לראות, אוטומציה ויזואלית של מסמכים וידע מספקת יכולות משנות משחק לתיעוד יומיומי של עסקים. צרו קשר עם ADMS כדי ללמוד עוד כיצד M-Files יכול לשנות את ניהול התבניות שלך תוך שיפור תהליכי עבודה, הבטחת תאימות ודרישה ליעילות באמצעות אוטומציה.
