ניהול ידע חכם בארגון יניב חסכון ניכר בשעות עבודה, ימנע טעויות שנובעות מהסתמכות על מידע חסר או לא עדכני, יקל על ניהול תהליכי עבודה, ישפר שיתוף פעולה, יחזק קשרים עם גורמים חוץ ארגוניים, ימנע פריצות דיגיטליות או זליגת מידע – ועוד שפע של יתרונות.
אפשר להשיג יתרון תחרותי משמעותי באמצעות הטמעת מערכת ניהול ידע מתקדמת – ומערכת ניהול המידע מבית M-Files היא אחת המערכות הטובות בעולם. מערכת M-Files זכתה לכינוי "Single source of truth" מפני שהיא משמשת מקור אחד מרכזי למידע (One Source of Truth) מלא ועדכני.
אם הארגון שלכם מתנהל ללא מערכת הוליסטית לניהול ידע – חשוב שתקראו את המאמר הזה. על היתרונות הגדולים שמערכת M-Files יכולה להביא לארגון שלכם.
שכבת מטא נתונים חכמה
ניהול תהליכי עבודה מחייב שימוש בידע הנצבר בארגון במגוון מאגרי נתונים (למשל, במערכת ה -CRM לניהול לקוחות, במערכת ERP לעיבוד נתונים מנהלי, במחלקת הנהלת חשבונות, תיקי פרויקט, תיקיות ספק, תיקי ביקורת חיצונית, תיקיות פנימיים במחלקות שונות ואפילו בתכתובת דוא"ל).
אחד היתרונות המרכזיים של מערכת M-Files הוא שהיא מאפשרת איתור כל המידע הרלוונטי בשאילתה אחת בודדת, ללא קשר למסדי הנתונים בהם הוא נשמר. M-Files יוצרת שכבת מטא נתונים חכמה (Intelligent Metadata Layer- IML) המאחדת את כל מאגרי המידע בארגון לכדי אריג אחד. עבור העובדים פירוש הדבר שכל מקורות המידע עמם התרגלו לעבוד ממשיכים להיות זמינים, כאשר M-Files מוסיפה אפשרות נוחה לאיתור מלוא המידע העדכני בלחיצת כפתור. אין צורך להטמיע דרכי פעולה חדשות או להבין מה מסתתר מתחת למכסה המנוע ("What's under the dashboard").
מספר אפיקי התייעלות
ניהול ידע חכם באמצעות מערכת M-Files מניב התייעלות במגוון דרכים וביניהן צמצום משמעותי בשעות אדם המושקעות באיתור מידע, מניעת טעויות הנגרמות עקב הסתמכות על מידע בלתי עדכני (גרסה ישנה של מסמך למשל), שיפור יכולת שיתוף פעולה (פנים ארגונית כמו גם עם גורמים מחוץ לארגון), מניעת פריצות דיגיטליות וזליגת מידע ועוד.
גישה מאובטחת מכל מקום
באמצעות מערכת M-Files ניתן בקלות להעניק גישה למידע, בדרגות שונות של הרשאה (קריאה בלבד למשל), מכל מקום ומכל מכשיר. פירוש הדבר הוא שכלל המידע הנחוץ לשם ניהול תהליכי עבודה הופך זמין לכל גורם רלוונטי, פנים או חוץ ארגוני, כל זאת תוך שמירה על אבטחת מידע ברמה הגבוהה ביותר.
מייסד חברת קודאק אמר שמצלמה צריכה להיות "as convenient as a pencil", M-Files מוכיחה שזה אפשרי גם ככל שהדבר נוגע למערכות ניהול ידע. M-Files מתאימה לארגונים מכל סוג וגודל ולאחר הטמעתה ניתן להתחיל להשתמש בה מבלי לוותר על מאגרי המידע הקיימים או שיטות עבודה נהוגות. M-Files יוצרת אפיק חדש, יעיל ונוח, לאיתור כלל המידע הרלוונטי, העדכני ביותר, מתוך כל מאגרי המידע של הארגון, בלחיצת כפתור אחת. בנוסף, M-Files מאפשרת שיתוף מידע והענקת גישה מאובטחת (בהרשאה מן הסוג הנחוץ ולא יותר) לכל גורם, מכל מכשיר ומכל מקום.
