כיום כבר אין כמעט ארגון שמנהל את הכמויות האדירות של מידע שנצר במהלך הפעילות שלו ללא שימוש במערכות ניהול נתונים ומידע. הבעיה היא שרבים מסתפקים במערכות ברירת מחדל שהן ומוגבלות בהיצע האפשרויות שלהן לניהול נתונים, כמו למשל SharePoint של מיקרוסופט, פשוט משום שהן כלולות בחבילת תוכנות שהארגון רוכש ממילא לצרכים אחרים.
פתרונות כאלה עשויים להיות טובים למדי, הם קלים להטמעה ופשוטים לשימוש אולם חשוב להבין שבשלב מסוים המשך ההסתמכות עליהם גורמת לבזבוז משאבים משמעותי.
ארגונים שאינם משכילים לאתר פתרונות ניהול מידע המספקים מענה הולם לצרכים – מגלים שהם מבזבזים משאבים ניכרים ומכלים שעות עבודה רבות שיורדות לטמיון בין היתר משום שעובדים נדרשים לאסוף את המידע הנחוץ להם ממאגרי נתונים מבוזרים.
ניהול מידע חכם מונע טעויות הנגרמות בשל הסתמכות על גרסאות לא עדכניות. יתרון חשוב נוסף הוא הענקת גישה מהירה (בלחיצת כפתור) לכל גורם שהמידע נחוץ לו (גם מרחוק, למשל במקרה של צוות המורכב גם ממי שעובדים מהבית) ובה בעת מניעת גישה ממי שאין סיבה להעניק לו אותה משיקולי אבטחת מידע, כמו גם מניעת גישה לביצוע עדכונים במסמכים על ידי גורמים בלתי מוסמכים לביצוע שינויים בקבצים מסוגים שונים.
הטמעת מערכת ניהול מידע חדשה כרוכה בהשקעה של משאבי הארגון, אולם מכיוון שבכוחו של ניהול מידע חכם ליצור חיסכון משמעותי במשאבים – למעשה, אף ארגון בגודל בינוני ומעלה, לא יכול להרשות לעצמו להמשיך להסתמך לנצח על מערכות מיושנות או בלתי מקצועיות של ניהול מידע.
חברת ADMS היא המשווקת הבלעדית של מערכת M-Files בישראל. הטמעת מערכת מובילה זו לניהול מידע חכם היא פשוטה ומהירה, המערכת אינה מבטלת את האפשרות להמשיך להיעזר בתוכנות קיימות אך מוסיפה אפשרויות נוחות שהשימוש בהן הוא כה אינטואיטיבי, ידידותי ונוח – עד שהטמעת שינויים תפעוליים מרחיקי לכת, חסכניים ואפקטיביים בניהול הארגון – הם כמעט בלתי נמנעים.
עשרות ארגונים בארץ במגוון נרחב של גדלים וסוגים, כבר משתמשים במערכת M-Files ומעידים על יתרונותיה. ביניהם אפשר למנות את כביש חוצה ישראל, איסכור, צמל מדיקל, קבוצת צמח המרמן, HP Indigo, קרסנו נדל"ן, ורבים נוספים.
אנחנו מזמינים אתכם לתאם ביקור של מומחה ניהול מידע מטעמנו, ללא תשלום או התחייבות. נציגינו יוכלו להתרשם מהצרכים לניהול מידע אפקטיבי בארגון שלכם ולהדגים, הלכה למעשה, כיצד פתרונות ניהול מידע חכם שאנו מציעים יכולים לחסוך עבורכם משאבים ולפתוח אפשרויות חדשות.
הבעיות שניהול מידע חכם יכול לפתור
מערכת חכמה לניהול מידע חוסכת משאבים יקרים לארגון על ידי ניהול על של כל הנתונים, המסמכים ופריטי המידע החשובים לתפעול ולהתפתחות העסקית שלכם. הנה כמה מהבעיות שניהול מידע מתקדם נותן עליהן מענה איכותי:
• פיזור: ניהול מידע לא אסטרטגי כולל שימוש בתוכנות שונות כך שהיכולת של משתמשים לתכנן הרשאות גישה ולעבוד בצורה יעילה נפגעת.
• כפילויות: עבודה על אותו מסמך, גם אם הגישה אליו היא בענן, עשויה לגרום למצב הלא רצוי של עדכונים על גירסאות ישנות של המסמך.
• סרבול: כל פלטפורמה לתפעול או שימוש במידע מגיעה עם ממשק הניהול שלה, ושימוש במספר רב של אפליקציות כאלה ידרוש מהמשתמשים דרכים שונות להפעלת כל אפליקציה
• וכמובן אבטחה: ניהול ממוקד וחדשני של כל המידע הארגוני יאפשר שליטה מלאה על השימוש במידע על ידי משתמשים בהגדרות אבטחה מתאימות ומדויקות.
ADMS מתמחה בניהול מידע כבר למעלה מ – 15 שנים. אתם מוזמנים לפנות אלינו בכל שאלה הנוגעת לניהול מידע, נשמח לסייע, לייעץ, לחלוק מניסיוננו המקצועי ואם תרצו, גם להגיע לביקור כדי להתרשם מצרכיכם ולהדגים איך פתרונות ניהול מידע חכם יכולים לייעל משמעותית מגוון תהליכים.
